协同办公系统作为提高工作效率、规范办公制度，方便领导决策的重要工具，越来越受到人们的重视。随着网络技术的迅速发展普及，目前的办公自动化已由传统的局域网内互联互通上升到了支持移动办公，远程办公管理等更广阔的领域。

北京数途科技有限公司开发的协同办公系统（以下简称SHUTO.OA）是采用B/S模式，完全基于Internet/Intranet的网络协同办公系统，系统是一个标准而开放的平台，可以针对企业实际需求进行二次定制开发，实现企业日常办公的常用需求，并且结合企业的特点提供了信息集成及管理，与企业内部管理信息系统作为一个整体展示和应用。

SHUTO.OA的设计重点考虑资源共享和数据整合，办公流程优化合理，事务安排简捷易操作，努力实现一站式服务。同时考虑信息安全及管理规范。设计体现人性化和“以人为本”的精神。在界面设计上要亲切友好，简单直观，便于操作，日常事务管理和文件流转具备办理透明、过程可控，做到管理工作中的流程可视、过程可视、状态可视、对象可视；重要事项考虑综合提示功能、自动化支持功能、助手功能及执行状态监控功能。

一、系统概述：

1、产品特点：

• 技术先进性

SHUTO.OA全面采用模型组件+WEB技术方式实现，模型组件全部为公司自有技术产品。全面采用业界先进的JAVA技术标准，支持XML标准，支持多种后台数据库。支持多种灵活自定义设置、支持在线实时通信、真正支持远程移动办公。

• 安全性

全面严格的标准数据权限范围控制技术，支持多级授权体系。关键数据采用领先的加密存储技术。可扩展CA数字认证，可支持远程安全身份校验。

• 易用性

全部操作页面符合标准WEB页面操作风格，标准WINDOWS文件编辑风格，WINDOWS标准风格帮助文件。

• 自定义扩展性

可靠、可用、可伸缩的群集结构。自定义组织机构、自定义流程管理、自定义数据访问权限、自定义统计等多达100多项的自定义选项设置，充分满足客户功能个性化调整。支持多种复合信息格式。标准功能装配接口，支持客户自定义功能装配。

• 易维护性

全B/S结构产品，实现真正意义上的单点维护，全面升级。

• 美观、个性化的操作页面

为了给用户带来更好的使用体验、更个性化的需要、更高的使用效率，OA系统，提供了多种页面风格、灵活的桌面及菜单配置。

除了上面提到的桌面模块定制之外，左面的菜单也可以实现一定程度的定制。例如，我们可以把常用的功能模块定义到“快速通道”，把常用的网址添加到“我的收藏夹”等等。

• 完善、灵活的授权体系

为了实现功能模块及数据操作的权限控制，同时适应复杂多变的人员异动，OA系统提供了完善、灵活的授权体系。可以方便、灵活地对不同人员、不同角色进行不同的授权。

• 提供远程办公模式

OA系统采用先进的B/S设计模式，用户的客户端不需要安装任何软件，只通过互联网即可访问服务器，为工作流中的远程/移动用户提供办公捷径，提高办公效率，节省远程花费，体现了协同工作的优势。

• 多媒体信息存储

OA系统能够支持多媒体信息存储和访问。用户可以通过文字、图片、视频、动画等多种形式来展现、传递信息，达到最优的信息表达效果。

周全的提醒功能和强大的工作流

功能完善、卓越的工作流。单一流程模式、组合流程模式、自由流程模式，三种工作流模式确保办公得心应手、简易快捷，待办业务可以使得工作一览无遗，所有需要协同工作的成员，都将接到待办业务的提醒，形成真正快捷、安全、有效的办公模式。而日程管理可以分部门事务和个人事务进行提醒，确保工作毫无遗漏的顺利完成。

• 灵活、便捷的查询功能

OA系统的各个功能模块中，只要有大数据量的列表存在的地方，都配备了方便快捷的查询、检索功能，可以按着每个部分不同的要求，根据关键字、常用词、名称、时间等等便于进行条件过滤的字段查询，使得用户可以高效地查到自己需要的信息。

2、系统工作原理

3、系统功能结构

4、系统安全机制

• 操作权限管理机制

SHUTO.OA基于多层授权搭建，同时对于数据范围权限进行了严格的控制，可以有效解决在系统管理中经常遇到的功能及数据范围控制问题。

• 安全身份管理机制

SHUTO.OA用户数据加密存储，同时可根据用户要求扩展基于硬件手段的安全身份认证模块，有效解决了由于口令外泄所带来的安全隐患问题。

• 数据加密存储机制

SHUTO.OA由数据库底层入手解决数据安全问题，通过对系统后台数据整体进行加密设计实现，对于关键信息内容采用严格加密算法保存，彻底避免了由于数据服务器控制方面带来的信息外泄问题。

• 数据备份恢复机制/LI>

SHUTO.OA所提供的高效数据备份恢复功能，使系统备份数据在物理上分散保存,即使硬件系统遭受毁灭性打击，也可在最短时间内恢复软件系统正常运行，真正做到万无一失。

5、环境要求

• 应用服务器：

CPU：Intel Pentium 2.0G 或更高

内存：1G以上（推荐2G.)

硬盘：10G以上的可用磁盘空间.

操作系统： WINDOWS2000及以上操作系统（Windows2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows XP、Windows 2003）推荐：Windows 2003 Server

WWW服务：全面支持Tomcat等免费应用服务器，推荐采用Oracle Weblogic或者IBM Websphere应用服务器.

• 终端用户机：

CPU：Intel Pentium (奔腾)Ⅲ1G 或更高

内存：512M以上(推荐1G)

浏览器：IE6.0以上、火狐等主流浏览器

操作系统：WINDOWS2000、Windows XP、Windows 2003、Windows7

二、系统主要功能

1、自定义桌面

为了给用户带来更好的用户体验、更个性化的需要、更高的使用效率，协同办公系统提供了多种页面风格、灵活的桌面及菜单配置。

多种页面风格

拖动桌面模块到不同位置

除了上面提到的桌面模块定制之外，左面的菜单也可以实现一定程度的定制，如我们可以把常用的功能模块定义到“快速通道”，把常用的网址添加到“我的收藏夹”等。

2、工作流管理

对于企业来说，绝大部分日常工作属于流程式活动，如申请审批、公文办理、合同审核、请假报销等。流程式工作的最大特点在于根据处理信息内容的性质不同，流程结构将发生变化，各流程节点的具体处理方式根据节点的特性各有不同，同时由于日常工作中的不确定因素，流程本身应具备相当的弹性设置。通过工作流管理的应用，可以保持单位工作流程的清晰、规范、高效，最大程度提升工作效率。

• 主要功能:

流程定义，支持各种复杂流程；流程会签、流程分解等

跟踪监控

查询统计

• 功能特点:

支持多种信息格式（图片、EXCEL、WORD、POWERPOINT等）

支持处理流程定义

支持流转条件定义

支持自动代理条件设置

支持数据范围权限定义

支持流程文件自动归档

在整个公文流转过程中，每一个参与者都可以查看到公文当前及历史状态，同时还可以通过图示的方式直观地了解整个流转过程及当前到达的步骤。

工作流审批历史步骤

工作流定义和跟踪

3、我的公文包

我的公文包主要是为员工自己服务，为员工提供了高效、方便的日常办公工具。OA系统中的个人办公的主要功能如下：

• 电子邮件：通过该功能模块，使个人更方便地发送和查收自己的邮件。
• 个人通讯录：记录自己经常使用的通讯录，方便快捷的查询修改功能。
• 日程安排：用于安排个人的各种活动。日程安排主要用于提供活动时间表，确保按时参加各项活动。可以根据安排自动提醒今日要进行的各项活动，可以总结并打印出本人在任意时段的活动时间表。
• 工作日志： 用于个人日常工作的总结，并可以有针对性地提交给相关领导或同事查看，了解工作进展情况，监督工作。有利于单位员工工作经验的积累，方便员工进行工作情况的浏览、查询。
• 任务：提醒每日的工作任务或给同事、下属安排日常工、或分配任务。
• 文件管理：提供网上文档柜，用于保存个人和单位内部的各类文件资料，随时随地上传/下载文件，进行存取、更新操作是其最大特点，提供文件的在线查看、编辑和共享等功能。
• 万年历：提供一个通用的万年历，方便员工查询日历信息。支持公历农历及节假日浏览查询。

4、公文管理

公文管理是用户单位日常办公活动中的重要组成部分，用于处理单位内外部的各种公文信息，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的标准化、流程化处理。

• 功能包括：

发文管理

收文登记

公文办理

催办督办

文件归档

统计查询

• 功能特点：

收发文文件格式定义设置

支持处理流程定义设置

支持文件模版定义设置

支持修改痕迹保留功能

支持手写批注功能

支持手写签名

支持自定义查询统计格式

5、团队办公

团体办公以工作团体为单位，设计了公告和新闻、讨论区、团体通讯录等团体经验分享交流功能。

• 公告和新闻：公告栏提供了一个公共的信息发布平台，您可以在此发布公司刊物、业界新闻、通知、公告、生日提醒、活动预告等信息，其中新闻栏目要求同网站新闻文章系统为一整体，所发表文字即可以发布到内网同时也可发布到外网。
• 讨论区：讨论区为团队成员交流思想提供了一个便捷的平台。团队成员可以在一个共同的空间里阅读、发布、回答工作中产生的疑问与论点。
• 团体通讯录：提供企业内各部门共用的通讯录列表。各部门有关人员，部门外常用联系人，企业外常用联系人等，这样每个员工均可从中方便地查询到所需的联系方法。

6、文件档案

文档管理是对用户中的各类文书档案进行登记、保存、调阅等相应的管理功能，实现单位内部档案信息的数字化管理。在文档管理中，管理人员通过对文档、案卷的权限设置，对各类型档案信息实现授权范围下的在线调阅。

• 功能包括：

文件登记

案卷管理（建卷、封卷、拆卷）

浏览使用

统计查询等

• 功能特点：

支持自定义设置编号规则

支持自定义多维权限管理

自定义查询统计格式

支持组卷、封卷、拆卷、移卷

支持密级管理规范

支持在线授权调阅

支持浏览日志管理

7、公用信息

信息中心是通过计算机网络进行用户成员之间、部门之间信息交流与共享的公共平台。同时还包括了通知公告、调查问卷、内部通讯录等众多的实用功能。

• 功能包括：

信息中心

通知公告

调查问卷

内部通讯录

• 功能特点：

支持信息栏目自定义

支持多种信息格式（WORD、EXCEL、GIF、POWERPOINT等）

支持调查问卷全面自定义

支持栏目布局设置自定义

8、电子邮件

SHUTO.OA电子邮件管理模块是系统自身内置的一个小型电子邮件系统。通过SHUTO.OA电子邮件管理模块可以在SHUTO.OA系统内部用户之间发送、接收电子邮件， 同时也可以收发系统外部的Internet邮件。SHUTO.OA电子邮件管理模块页面友好、操作简单、便于管理，极大地方便了员工之间及员工与外部的信息交流。

• 功能包括：

内部邮件收发管理

外部邮箱设置

收发Internet邮件

邮件夹

• 功能特点：

个性化邮件签名信息设置

内部成员点击发送

内部邮件快捷、安全

个性化黑名单管理

9、资源管理

1) 用品管理

用品管理作，针对用户单位需要进行采购、领用、库存统计的各类用品信息进行综合管理。

• 功能包括：

用品管理

采购管理

领用管理

统计查询

2) 车辆管理

车辆管理对机构内部的车辆进行统一管理，可以实现车辆的基本信息、使用信息、维修信息、年检信息等的综合管理功能。

• 功能包括：

车辆档案

用车管理

维修管理

车辆费用

3) 会议管理

会议管理主要实现是对用户单位相关会议安排、会议通知以及会议纪要信息进行标准化统一登记管理功能。

• 功能包括：

会议安排

会议通知

纪要管理

会议查询

会议室预约

4) 接待管理

接待管理主要实现对于用户单位的各类交流接待活动有关信息的登记管理。

• 功能包括：

接待登记

住宿管理

用餐管理

统计查询

5) 值班管理

值班管理是对单位值班信息进行综合管理。

• 功能包括：

值班安排

值班通知

值班查询

6) 图书管理

• 功能包括：

图书采购：发布新书目录，填写购书申请单

图书入库：图书核实订阅，图书分类入库

图书检索：通过多种组合或单一相结合的检索方式，是用户能快速准确得找到相应的图书。

图书摘要：对图书内容的大概性描述，使借书人能快速地了解图书内容。

类别管理：根据图书的类别对所库存图书进行分类。

借阅管理：用于对库存图书的借阅管理，可以了解图书的库存情况、受欢迎程度等相关信息。

10、手机短信

短信服务的优点:

手机短信服务因其“方便、经济、快捷、准确”等优点一开始就得到广大手机用户的欢迎。目前短信应用已经从个人用户快速发展到单位级用户。采用”SHUTO.OA短信管理模块” 使用户单位可以充分利用手机短信功能，来发布各种相关信息。可完成短信息分组发送、群组发送、定时群发等功能。(OA各类信息可通过短信平台进行发布，如：会议通知、紧急通知、日程提示、以及接收工作情况汇报短信等等)，从而达到提高办公效率、降低办公成本的目的。

单位级应用短信服务，已不是简单发送短消息，而是通过使用SHUTO.OA短信管理模块，与单位的日常管理、信息管理、业务运作或其他应用系统，形成完善的无线自动办公解决方案，从而在节省通讯费用、提高工作效率、增强服务质量等方面取得竞争优势。

• 功能特点：

采用国家信息产业部核准的无线电收发设备。

权限管理：可以方便的进行用户的多级权限设定，费用标准设定，金额充值，防止滥发、乱发。

收发日志：全面记录已收、已发、未发的短信，并有多种查询制式来查询已收、已发、未发的短信

定时发送：对预先定制好的信息，按定制的时间进行发送

自动重发： 当短消息因某种原因不能成功发送时， 系统可根据预先设置的时间内进行重发。强大的已发/未发信息管理，有效防止错发，漏发用户

最大限度发挥硬件系统固有性能， 对服务器要求低， 普通PC即可用作短信服务器。

应用范围：全面支持全球通、神州行、联通等

11、应用集成

协同办公系统可以与企业内部邮件系统、档案系统、MIS系统、SIS系统、RTX实时消息客户端及短信平台的接口。登录协同办公系统后，可方便地查看实时功率图，收发电子邮件等，不用再在不同的系统中来回切换。

在有待办业务或通知、消息时，系统可以通过RTX实时消息客户端或短信平台将相关信息方便快捷地通知相关人员。尤其是RTX实时消息客户端的使用，大大方便了协同办公系统的使用。RTX实时消息客户端提供了常用的文字、语音和视频方式的即时交流方式；还可以查看办公人员的联系方式，方便彼此之间的交流。通过和协同办公系统的集成，办公人员不用频繁登录协同办公系统，在登录RTX实时消息客户端的同时，就登录了协同办公系统。在RTX实时消息客户端中可以看到当前的待办业务，收藏夹及公告。

当有新的待办业务时，会在系统桌面弹出一个提示对话框，提醒相关办公人员。点击对话框中的链接就可以直接进入协同办公系统的相关业务进行处理。RTX实时消息客户端的使用提高了业务办理的工作效率，减少了业务办理人员的工作量。

12、系统管理

系统管理是为SHUTO.OA系统的正常运行提供管理设置功能，首次安装完SHUTO.OA 系统后，首先要通过系统管理模块中的组织机构管理功能建立起用户单位管理体系结构及系统用户信息。同时支持系统登陆界面设置、页面风格设置等管理功能。

• 功能包括：

组织机构

用户管理

系统日志

数据管理（常用词等）

• 功能特点：

组织机构体系自定义

体现模块权限分级授权机制

实现操作日志及数据日志综合管理

可进行个性化登陆页面设置